Fremsendelse af klagesagen skal ske elektronisk til .
Hvis store kortplaner eller lignende indgår i sagsakterne sendes disse separat pr. post og med en oplysning i fremsendelsesmailen om, at det er på vej.
I de tilfælde, hvor Natur- og Miljøklagenævnets journalnummer er kendt, skal dette være påført i e-mailens emnefelt, hvis ikke bedes afgørelsens adresse påført i emnefeltet.
De fremsendte sagsakter skal være vedhæftet e-mailen. Natur- og Miljøklagenævnet skal anmode om, at filerne er adskilte og navngivet efter deres indhold, dvs. ikke som en sammenhængende tiff-fil, en pakket zip-fil eller PDF-fil med alle sagens akter.
Natur- og Miljøklagenævnet skal gøre opmærksom på, at nævnet ikke har adgang til e-arkivet. Natur- og Miljøklagenævnet kan ikke modtage links til ex. offentliggørelse i dagblade, da sådanne links kan blive forældet.
Sammen med klagen bør følgende sagsakter fremsendes i det omfang, de er relevante for klagesagens behandling (det er sjældent nødvendigt at fremsende alle sagens akter):
En aktliste over alle sagens akter. Akterne skal være navngivet efter deres indhold.
Klagen
Den endelige afgørelse, der klages over
I ansøgningssager ansøgningen, der ligger til grund for den meddelte afgørelse, herunder eventuelle ændringer/tilføjelser til ansøgningen. I godkendelsessager godkendelsen/tilladelsen, samt evt. tillæg/øvrige godkendelser.
Alle relevante sagsakter med de oplysninger kommunen har anvendt som grundlag for afgørelsen. Dubletter bør undgås.
Liste over sagens parter, hvem er klager og afgørelsens adressat, samt liste over hvem den meddelte afgørelse er fremsendt til, hvis det ikke allerede fremgår af den fremsendte afgørelse. Listen skal tillige indeholde en oversigt over parternes repræsentanter og hvem der repræsenterer hvem.
Myndighedens bemærkninger til klagen. Hvis myndigheden ikke har bemærkninger til klagen, skal dette fremgå af fremsendelsesmailen.
Dokumentation for hvornår klagen er modtaget hos myndigheden, således at Natur- og Miljøklagenævnet kan påse, at klagefristen er overholdt. Såfremt klagen er modtaget pr. e-mail sendes fremsendelsesmailen til Natur- og Miljøklagenævnet. Er klagen modtaget pr. brev, scannes kuverten og dette dokument vedlægges i sagens akter
Dokumentation for høringer forud for den meddelte afgørelse, herunder høringssvar
Dokumentation for annoncering, hvis afgørelsen har været offentliggjort. Hvis afgørelsen har været i offentliggjort forud for afgørelsen, medsendes dokumentation for denne offentliggørelse (kopi af annonce m. dato for annoncering). Links til offentlig annoncering kan ikke modtages
Hvis klagesagens akter fremsendes i flere e-mails må disse e-mails gerne være nummeret 1/3, 2/3 og så fremdeles. Den første e-mail må gerne indeholde afgørelsen, klagen, aktlisten, samt eventuelle bemærkninger til klagen.
Samtidig med fremsendelse af sagen til Natur- og Miljøklagenævnet bør myndigheden tillige sende klagen og myndighedens bemærkninger til klagen til relevante sagsparter. Det bør fremgår af brevet til Natur- og Miljøklagenævnet, hvorvidt myndigheden har anvendt denne fremgangsmåde.